10 dicas práticas sobre como gerenciar os fluxos de caixa em empresas impactadas pela COVID-19

O mundo atual foi abalado pelo impacto do novo coronavírus. A preocupação das autoridades com a propagação do vírus fez com que alguns países adotassem medidas para a contenção do vírus e a proteção da população. Entre as medidas preventivas adotadas estão o isolamento social, a quarentena, o fechamento de comércios e indústrias, a suspensão de aulas, a redução na mobilidade urbana, a redução de aglomerações em locais públicos, o trabalho em casa, entre outros.

A suspensão das atividades comerciais e industriais pode agravar a situação financeira e econômica de micro, pequenos e médios empresários se as medidas se prolongarem por muito tempo. Um estudo da JPMorgan mostra a média de capacidade de caixa em termos de dias para as pequenas e médias empresas em situações em que não há entradas de caixa ou vendas, conforme ilustrado abaixo. Dá para perceber que após um mês, as empresas tendem a perder a capacidade de girar seu negócio pelo ponto de vista financeiro.

As medidas governamentais tomadas buscam ganhar tempo para não sobrecarregar os sistemas de saúde. Entretanto, por consequências das ações tomadas, a economia das empresas tem sido abalada. As empresas, especialmente, as micro, pequenas e médias, estão preocupadas sobre como gerenciar o caixa nesse momento de contingencias. O ano de 2020 criou um ambiente de incertezas e perguntas surgem sobre as ações empresariais que deveriam ser tomadas para gerenciar o financeiro. Nessa situação em que vivemos, é necessário saber lidar com as desacelerações dos fluxos de caixa que as empresas terão.

Por isso, se você é gestor ou empresário, aqui vou lhe dar algumas dicas de gestão de fluxo caixa que pode te ajudar a lidar com a situação. A ideia principal aqui é tomar atitudes para a manutenção dos fluxos de caixa das empresas de um modo preserve suas operações empresariais num ambiente econômico de incerteza, gerado pelos efeitos da COVID-19.

1-Revise e corrija os orçamentos de fluxos de caixa

Com as mudanças em que vivemos, é fundamental que você realize revisões e ajustes, de maneira regular, de previsões de fluxos de caixa para compreender e determinar aquilo que irá implicar numa redução de receitas. As reduções de receitas, do ponto de vista do caixa, reduzem a capacidade que a empresa terá para pagar fornecedores e quitar as dívidas.

2-Revise as despesas de capital

Em razão do ambiente de incerteza gerado pela COVID-19, você deve considerar analisar com cautela se vale a pena ou não realizar aquisições de equipamentos, maquinários, utensílios e outros recursos estruturais. Em geral, a recomendação é que evite realizar tais gastos até que a situação melhore. Com exceção, das cadeias produtivas de produtos e serviços essenciais, investir em novos recursos de estrutura com as atividades paralisadas, irá apenas gerar desembolsos antecipados e desnecessários de caixa, além de aumentar os gastos de depreciação. Por outro lado, algumas empresas podem utilizar a oportunidade da crise gerada pela COVID-19 para investir em novas maneiras de se posicionar no mercado de modo a se recuperar e criar vantagens competitivas.

3-Avalie as opções de financiamentos e empréstimos

O ideal é sua empresa busque trabalhar com recursos próprios de forma equilibrada, mas a crise econômica advinda junto com a pandemia pode lhe fazer considerar opções de financiamentos e empréstimos. Neste caso, é preciso avaliar primeiro quanto tempo a empresa conseguiria mover suas atividades por meios dos recursos próprios a fim de considerar o momento oportuno para a realização de empréstimos, de modo que reduza o montante de juros (despesas futuras) que a empresa terá que pagar nos períodos seguintes.

A realização de empréstimos e financiamentos exige um planejamento, dado que a empresa irá precisar aumentar seu nível de atividade (aumentar as vendas) ou reduzir outros gastos para compensar a redução da lucratividade em períodos futuros por causa dos gastos bancários. Contudo, é prudente avaliar e aproveitar as oportunidades para negociar com o banco e saber as opções que você tem para garantir fluxo de caixa por meio de linhas de créditos disponíveis. Isso pode lhe ser útil para explorar novas opções de atuação da empresa no mercado diante da situação da pandemia. A realização de empréstimos pode também ser uma opção para caso a empresa perceber que seus fluxos de caixa por meio de recebimento de clientes podem demorar.

4-Corte gastos gerais de despesas e custos fixos

É importante que você, com ajuda do contador, analise o resultado do período e procure economias que podem ser aplicadas de maneira imediata, especialmente aqueles relacionados as despesas fixas e custos fixos, tais como gastos com publicidade, consumíveis (energia elétrica, agua etc), depreciações. O corte de custos é essencial para evitar impactos nos fluxos de caixa. Há empresas que tem buscado trabalhar uma redução de custos fixos, incentivando os trabalhos em homeoffice ou teletrabalho, como forma de reduzir os gastos estruturais da empresa. Desligar equipamentos que utilizam a energia elétrica de forma intensiva, controlar o consumo de água, renegociar os valores dos aluguéis são ações que podem ser tomadas. Isso acaba aliviando os fluxos de caixa e flexibilizando as opções.

5-Realize a gestão de talentos

As empresas podem também redistribuir os trabalhos as equipes, segundo os seus talentos, para aumentar a eficiência em determinados setores, mesmo em homeoffice. Segundo as opções trabalhistas, as empresas podem optar por conceder férias coletivas ou individuais, como forma de preservar o corpo de trabalhadores para os próximos períodos de recuperação da economia, por exemplo.

6-Gerencie os estoques

Muitas empresas estão tendo que lidar com as interrupções do fornecimento de recursos pelas cadeias de suprimentos. Para as indústrias, itens como componentes e matérias-primas podem faltar. Para o comercio, mercadorias para revenda podem ficar estagnadas. A ideia aqui é explorar as cadeias de suprimentos alternativas e também ideias alternativas para a produção com a intenção de aumentar os níveis estratégicos de novos estoques como forma de amortecer impactos de isolamentos sociais de longo prazo. As empresas que não possuem muitas opções quanto a isso precisam buscar explorar negociações com parceiros e estimular as vendas para reduzir estoques antigos. Essa é uma medida pela qual a empresa pode aumentar a capacidade de geração de caixa de forma mais rápida. Certos estoques podem ser vendidos com descontos, como maneira, de gerar caixa de forma acelerada.

7-Comunique com os clientes

É oportuno que você entre em contato com seus clientes para incentivá-los a antecipar pagamentos. Você pode até oferecer descontos como forma de incentivar isso. Você terá que considerar também que muitos clientes podem ficar inadimplentes, provocando uma redução da capacidade de aumentar o caixa da empresa. Fique atento a isso pois, assim como você, eles estarão tendo dificuldades nos fluxos de caixa também. Considere reformular as condições de negociação para pagamentos periódicos e com mais parcelas para os clientes, trabalhando a pós-venda da empresa. Para clientes novos, você pode estabelecer novas políticas de pagamentos que considere menores parcelas a eles. Seja como for, é essencial que revise os relatórios de perdas estimadas dos clientes inadimplentes e acompanhe aqueles irão pagar de maneira mais cadenciada. Revisões regulares de contratos com clientes para determinar se você deve limitar as possibilidades dos clientes em cancelarem pedidos podem contribuir nessas ações. Considere também as possíveis perdas que seus clientes terão nos cenários diversos que a crise pode criar. Entender a capacidade de pagamento dos clientes é fundamental para se estabelecer políticas de preços ajustadas, por exemplo.

8-Faça a gestão de fornecedores e devedores

As opções para gerenciar os fornecedores e os demais devedores podem ser restritas, mas se as consequências do coronavírus estiver afetando você e a eles, é válido tomar medidas para negociar com os credores. Considere renegociar as dívidas para o médio e longo prazo por que isso poupa parte das saídas de valores do caixa da empresa. Assim, entre em contato com os fornecedores para pedir prazos maiores para pagamentos. Revise seus contratos de fornecimentos para determinar se você deve ou não cancelar pedidos, ou pelo menos, atrasar algumas entregas de maneira estratégica. Considere ainda avaliar a cadeia de suprimentos na busca de fornecedores que consiga lhe entregar suprimentos mais baratos, porém com a mesma qualidade.

9-Considere gerar caixa por meio de fluxos alternativos de vendas

Muitas empresas estão perdendo vendas com as suspensões das atividades presenciais no comercio e na indústria. Isso tem levado elas a enfrentarem quedas continuas nos fluxos de receitas. Por isso, é vital considerar outras formas de obter receita e preservar as vendas. Procure oportunidades em outros meios de vendas. Repense o modelo de negócio da empresa.

Uma das estratégias adotadas pelos varejistas tem sido uma transição da desaceleração nas atividades presenciais no comercio para o aumento estratégico de marketing digital, atividades de e-commerce (comercio eletrônico) e ações online para atrair novos clientes. Como exemplo, lojas podem vender eletrodomésticos, entregando por delivery. Os professores e consultores podem atender usando plataformas online. Treinamentos e aulas podem ser feitos por videoconferência. Livrarias podem estimular as vendas de e-books. Músicos podem oferecer shows de forma virtual.

Se suas vendas atendem um público internacional ou de várias localidades, você pode ainda buscar estimular as vendas locais por meio de delivery, especialmente se seus estoques tiverem curtas datas de validade. A forma de trabalho deve mudar, seja com o regime de teletrabalho, seja com a terceirização ou com trabalhos por aplicativos. Todas essas são opções a serem exploradas. É importante reconhecer a utilidade dos sistemas de venda online, de pagamentos sem contato, de canais de relacionamentos online etc.

10-Evite a distribuição de lucros para preservar a capacidade do caixa

O ideal seria que todas as empresas, independente do porte, trabalhassem com a preservação continua de reservas financeiras, mas essa não é a realidade da maior parte das empresas brasileiras que devem tomar medidas para evitar saídas desnecessárias do caixa. Você pode, por exemplo, suspender qualquer possibilidade de redução do caixa por meio de distribuição de lucros para preservar a capacidade do caixa da empresa de lidar com as contingências do isolamento social. As empresas que transferem os lucros para as contas pessoais os sócios, dificultam a gestão de caixa e reduzem a possibilidade da empresa em manter suas operações comerciais num ambiente de incertezas. por Eric Ferreira.